gestão do estoque

10 passos para fazer um bom inventário da empresa

Quando o assunto é fazer o inventário da empresa, na maioria das vezes, trata-se do inventário do seu estoque. Ou seja, é aquela listagem de todos os bens que a organização possui, sejam esses armazenados dentro da própria empresa ou fora dela, como num depósito, por exemplo. A elaboração do inventário é um trabalho muito importante para a organização, controle e planejamento da sua empresa.

Existem alguns passos que são fundamentais para a realização de um bom inventário da empresa. Para que não haja equívocos e retrabalhos, preparamos um compilado com os melhores truques para ter sucesso ao fazer o inventário da sua empresa, concluindo os processos da forma mais eficiente. Confira!

Cuide dos detalhes

Quanto mais detalhes sobre os bens forem incluídos no inventário, melhor. Além de controlar o estoque com maior precisão, isso ajuda principalmente quando for necessário fazer movimentações no inventário físico.

Vale ressaltar que esse processo pode ser bastante simples para pequenas empresas. No entanto, à medida que elas crescem, fica mais fácil de haver falhas, prejuízos e até comprometer o andamento das operações. Portanto, faça o inventário de forma minuciosa e atente-se aos detalhes.

No período ideal

Para que você tenha um bom inventário da empresa, ao invés de fazê-lo em qualquer data, escolha um período em que o fluxo de entradas e saídas não seja intenso. Se possível, opte por fazer o inventário em algum dia em que a empresa não funcione, como nos finais de semana ou feriados.

Organize antes de contar

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Para evitar retrabalhos e contratempos, considere organizar os itens do inventário físico antes de iniciar a contagem e registros. Organizar o estoque por categorias, por exemplo, é uma ação que pode ser suficiente para tornar esse processo mais eficiente.

Se necessário, divida em subcategorias

Caso a variedade do estoque seja ampla, faça a divisão dos produtos também em subcategorias, para facilitar a organização e a identificação dos itens e informações importantes. Isso contribui para uma contagem mais rápida e certeira, e ajuda a garantir um bom inventário da empresa.

Contagem metódica

Seja organizando em prateleiras, gavetas, caixas ou outros locais demarcados, estabelecer uma contagem sistemática utilizando esses espaços é muito importante. Dessa forma, torna-se possível facilitar os cálculos, além de agrupar os itens que possuam outras características iguais, como o mesmo fornecedor ou produtos avariados, garantindo um bom inventário da empresa.

Além disso, um passo útil é identificar as perdas de mercadorias, que podem ocorrer não apenas por extravios ou furtos, como até mesmo por danos e infiltrações. É possível amenizar essas perdas quando são identificadas rapidamente.

Verifique cada item

Mesmo que esteja escrito numa caixa fechada que existem 12 latas lá dentro, por exemplo, é importante confirmar que, de fato, há essa quantidade. Aliás, a dica anterior (contagem metódica), só é válida quando for aliada a esta, verificando a existência de item por item.

Dependendo do produto da sua empresa, esse passo também é relevante para evitar acúmulo de estoque morto. Trata-se daqueles produtos que por algum motivo, expiração da data de validade ou por se tornarem obsoletos, não têm mais saída. Verificar cada item ajuda, portanto, a gerenciar melhor o estoque e o fluxo de caixa.

Conte atentamente

Apesar de parecer uma etapa desnecessária, fazer a recontagem, muitas vezes, é a única forma de assegurar a veracidade das informações, principalmente quando não há máquinas que façam esse trabalho. Em algumas situações, essa recontagem pode ser feita por outro colaborador, para que, ao final, os valores possam ser comparados e, se necessário, revistos.

Reconte quantas vezes forem necessárias

Para ter um bom inventário da empresa é preciso que até que duas contagens deem o mesmo resultado. Isso implica em recontar quantas vezes forem necessárias, mesmo que isso demande três, quatro, cinco contagens. A recomendação é somente aprovar os dados quando as duas últimas contagens forem exatamente iguais.

Crie um sistema de códigos

Considere sempre criar um sistema de códigos para elaborar o inventário da empresa. Este é um passo que ajuda a elaboração de um bom inventário da empresa, pois possibilita identificar todos os itens, o que permite o acompanhamento das movimentações de entrada e saída de forma mais criteriosa. A ideia é que cada produto possua um código individual, que facilite o seu rastreio e atualização do inventário.

Use a tecnologia

A obtenção de um bom inventário da empresa pode ser conquistada com um software adequado de gestão de estoque. As soluções tecnológicas são grandes aliados para gerar economia de tempo e dinheiro e alavancar resultados, sendo um fator indispensável para a performance de muitas organizações.

Conclusão

Conforme vimos, os avanços tecnológicos estão em constante transformação, e as empresas que acompanham esse movimento estão mais aptas a obter elevações em qualidade, exatidão e eficácia.

Para fazer um bom inventário é preciso pesquisar um sistema com bom custo beneficio, levando em consideração a sua praticidade. Isso promoverá agilidade dos colaboradores, concentrando as energias na produtividade da sua empresa.

Para sua referência, indicamos o Sistema de Gestão Empresarial da Softserv Sistemas, que oferece ferramentas simples e eficazes para o melhor controle de estoque. Com isso você conseguirá ter acesso a um sistema funcional que ajudará a otimizar os processos de sua empresa.

Sabemos que as formas de gestão estão em constante mudança, por isso é bastante prudente buscar conteúdos de valor para contribuir com a melhor estratégia e logística para o seu negócio. Então, indicamos também o nosso consultor de estudos para lhe orientar com seu melhor modelo de negócio, de forma bem resolvida com foco no sucesso obtido pela lucratividade.

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